Много обсъждана тема в деловите среди и сред специалистите по управление но човешките ресурси е електронното досие. Интерпретациите по отношение на това какво представлява, какво съдържа, как се организира са доста широки и понякога объркващи, особено за неспециалистите. От друга страна, понякога дори и за хора пряко ангажирани в обработката на счетоводна информация и администриране на заплати възниква преплитане на понятията. Електронното досие не е еквивалент на единния електронния трудов запис, или така наречената „трудова книжка“. Целта на настоящата статия е да изясним основни понятия, за да можем да дадем определение и съдържание на понятието „електронно трудово досие“, както и да разкрием ползите от имплементирането му.
Какво представлява единен електронен трудов запис?
Дефинирането на понятието единен електронен трудов запис и нормативната му регламентация може да бъде намерено в чл. 347 а от Кодекса на труда. Това е електронен документ, който съдържа данни и обстоятелства, свързани с трудовата дейност на работника или служителя, и е официален удостоверителен документ. Работникът или служителят има право на достъп до своя единен електронен трудов запис, както и право на информация за историята на достъпите до своя единен електронен трудов запис. Работодателите също имат право на информация за наети от тях работници и служители, въведена от предходни работодатели, с изключение на размера на трудовите възнаграждения и обезщетения, които работникът или служителят е получавал при предходни работодатели.
Трудово досие
Трудовото досие на работника или служителя се създава при постъпване на работа и в него се съхраняват документите във връзка с възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение. Задължението на работодателят да поддържа и води трудово досие на всеки работник или служител е регламентирано от чл. 128 б от Кодекса на труда.
Следва да се приеме, че трудовото досие се „отваря“ или началото му се поставя със сключването на трудовия договор и възникването на трудовото правоотношение. В трудовото досие следва да се съхраняват и копия от документите, които са необходими за сключване на трудовия договор. Те са изрично изброени в НАРЕДБА № 4 за документите, които са необходими за сключване на трудов договор от 1993 г и включват:
представяне на документ за самоличност, който се връща веднага;
документ за придобито образование, специалност, квалификация, правоспособност, научно звание или научна степен, когато такива се изискват за длъжността или работата, за която лицето кандидатства;
документ за стаж по специалността, когато за длъжността или работата, за която лицето кандидатства, се изисква притежаването на такъв трудов стаж;
документ за медицински преглед при първоначално постъпване на работа и след преустановяване на трудовата дейност по трудово правоотношение за срок над 3 месеца;
свидетелство за съдимост, когато със закон или нормативен акт се изисква удостоверяването на съдебно минало;
разрешение от инспекцията по труда, ако лицето не е навършило 16 години или е на възраст от 16 до 18 години;
Електронно трудово досие
Част от документите в трудовото досие могат да бъдат създавани и съхранявани като електронни документи, като тази възможност е имплементирана в българското законодателство още през 2018 г. На 15 май 2018 г. са обнародвани и в сила конкретни правила за вида на електронните документи в трудовото досие и изискванията към тях, определени съгласно Наредба за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя („Наредбата“). С цитирания акт се уреждат:
видът на електронните документи, които могат да са част от трудово досие на работника или служителя;
изискванията за създаването и изпращането на електронни документи между работника или служителя и работодателя, както и удостоверяването на тяхното връчване;
изискванията за съхраняването на електронните документи, които са част от трудовото досие на работника или служителя;
Какво може да се включи в електронното трудово досие?
Електронното досие обединява всички документи, създадени във връзка с възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение, като:
трудови договори и допълнителни споразумения;
молби, заявления, декларации и удостоверения;
заповеди, графици и правилници;
медицински документи, сертификати за квалификация;
данни за работното време, отпуски и възнаграждения;
разрешение от инспекцията по труда, ако лицето не е навършило 16 години или е на възраст от 16 до 18 години;
Но извън даденото от закона определение какво всъщност представлява Електронното трудово досие?
Мнозина биха казали, че това е дигитализиран еквивалент на хартиеното трудово досие, но с редица предимства. Според нас, при едно по широко и дълбоко разбиране на това понятие, ние бихме извели, че това е система за управление в дигитална среда на документи и процеси, свързани с трудовите отношения между служителите и компанията работодател.
Предимства на електронните трудови досиета
възможност за унифициране и стандартизация на документите, и процесите в компанията;
автоматизирано попълване на документите;
надеждност и сигурност при обмена и съхранението на документите;
улеснен достъп до документи и информация касаеща служителите, както от самите тях, така и от функционални специалисти на организацията;
улесняване на процеса по управление на човешките ресурси, чрез създаване на надеждна база за интерпретиране на информацията и вземане на решения;
намаляват се разходите за хартия, печат и физическо съхранение;
законово съответствие, като се спазват всички изисквания за защита на личните данни (GDPR);
актуализация на документите спрямо промяна в нормативната уредба;
Всъщност, освен изброените по – горе предимства, считаме че електронното трудово досие ще даде възможност на компаниите които възлагат извън тях процеси по администриране на възнагражденията да получават изключително качествена, надеждна, сигурна и икономична услуга. Ние от АКТИВиТИ, посвещавайки толкова много усилие на това да сме близо до нашите клиенти, чрез инвестицията в системи за организация и поддържане на електронни трудови досиета, виждаме възможността да доставяме свързаност и да оптимизираме изключително процеса по обработка на трудовите възнаграждения.
BG